Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint cho người mới tập sử dụng

Powerpoint là trợ thủ đắc lực cho người sử dụng thuyết trình, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint cực đơn giản và hiệu quả.

1. Powerpoint là gì?

Powerpoint là 1 công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,… để hỗ trợ cho 1 bài thuyết trình. Những bản Powerpoint này sẽ được trình chiếu thông qua laptop, tivi hay máy chiếu màn hình lớn để nhiều người cùng xem hoặc lưu dưới dang file cho riêng người dùng.

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

2. Sử dụng Powerpoint để làm gì?

– Giúp các bài giảng trên lớp của giáo viên, giảng viên sinh động, dễ hiểu hơn.

– Tạo bài thuyết trình riêng mang dấu ấn cá nhân cho người dùng.

– Lập các loai bản đồ tư duy.

– Tạo các văn bản trình bày trong các sự kiện mang tính kỷ niệm của cá nhân hoặc tập thể.

– Tạo các tài liệu nhằm mục đích trao đổi mua bán và tiiếp thị khách hàng.

– Tạo các chứng chỉi, sơ đồ, bằng cấp,… cho mọii ngành nghề.

Powerpoint tạo ra bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cho người dùng

3. Lưu ý khi sử dụng Powerpoint

– Chỉ sử dụng keyword (từ khoá) chính, trọng tâm, dễ hiểu và bao quát, đIi thẳng vào vấn đề. Tránh trường hợp diễn đạt lan man, dài dòng gây rối mắt, khó hiểu cho người xem.

– Các hình ảnh đươc chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh hoạ, điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và người xem dễ hình dung hơn về nội dung đươc đề cập.

– Hạn chế tối đa viêc sử dụng quá nhiều các câu/đoạn văn để đưa vào slide gây rối mắt và nhàm chán.

– Các font chữ không chân sẽ giúp bài thuyết trình của bạn trở nên dễ nhìn hơn so với các font chữ có chân.

Cách sử dụng Powerpoint

4. Các thuật ngữ trong Powerpoint

– Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Chỉ về tài liệu tổng thể mà người dùng đã tạo ra trong Powerpoint.

– Slide (Trang): Tương tự như 1 trang A4 trên Word, có thể thêm vào hay xoá bớt tuỳ ý, số lượng không giới hạn.

– Animation (Hoạt ảnh): Hiệu ứng hình ảnh giúp slide trình chiếu tăng tính độc đáo, lôi cuốn và thú vi.

– Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Các hiệu ứng được dùng khi chuyển đổi giữa 2 slide với nhau làm tăng tính nổi bât, thu hút và mới mẻ, tăng tính tò mò của người xem đối với những slide sau.

Các thuật ngữ được sử dụng nhiều trong Powerpoint cho người mới dùng

5. Hướng dẫn sử dụng Powerpoint

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

Tạo file mới trong Powerpoint

B1: Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation.

Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation

B2: Màn hình sẽ hiển thị file mới, người dùng có thể bắt đầu thực hiện việc chỉnh sửa theo ý thích.

Màn hình sẽ hiển thị file mới là xong tạo file mới trong Powerpoint

Chọn theme cho slide

Cách 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chon các mẫu nền có sẵn.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn

Cách 2:

B1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background.

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background

B2: Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source.

Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source

B3: Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert. Hình nền sẽ thay đổi.

Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert

Thêm một slide mới

Thêm một slide mới: Chọn Home > Nháy vào mũi tên bên canh mục New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm.

Chọn Home > Chọn New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm

Xóa một slide

Cách 1: click chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide.

Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide

Cách 2: Chọn slide muốn xoá > bấm phím Delete trên bàn phím.

Chọn slide muốn xoá > Nhấn phím Delete trên bàn phím

Nhân bản một slide

click chuột phải vào silde muốn nhân bản > Chọn Duplicate Slide.

Nhấn chuột phải vào silde muốn thêm > Chọn Duplicate Slide

Thêm nội dung vào slide

B1: Chọn Insert > Chọn Textbox.

Chọn Insert > Chọn Textbox

B2: Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung.

Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide, người dùng chọn nôi dung muốn định dạng. Sau đó chọn Home và sử dụng các lênh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ,…) để định dạng.

Sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font để định dạng

Chèn hiệu ứng vào slide

Chèn hiệu ứng cho đối tưong trong slide: Chọn đối tượng cần chèn hiêu ứng > Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp.

Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp

Chèn hiệu ứng chuyển slide: Chọn slides muốn chèn > Chọn Transitions trên thanh công cụ > Chọn hiệu ứng cần chèn.

Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions > Chọn hiệu ứng cần chèn

Chèn hình ảnh vào slide

Cách 1: Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thu mục ảnh phù hợp.

Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp

Cách 2: Để chèn ảnh online,bạn chọn Insert > Picture > Online Picture.

Chọn Insert > Picture > Online Picture

Sắp xếp slide trong Powerpoint

Để sắp xếp slide, bạn nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp.

Nhấn giữ slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp

Tạo Slide Masters cho Powerpoint

B1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

B2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào là hoàn tất cách sử dụng Powerpoint

Thiết lâp màn hình để trình chiếu

B1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

B2: Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp.

Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp

B3: Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính.

Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính

Trình chiếu slides trên Powerpoint

Cách 1: Nhấn F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ tramg đầu tiên.

Chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên

Cách 2: Ấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở.

Chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở là hoàn tất cách sử dụng Powerpoint

Cách lưu file Powerpoint

B1: Chọn biểu tượng Save như hình.

Chọn biểu tượng Save

B2: Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu.

Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu là hoàn tất cách sử dụng Powerpoint

6. Các mẹo để có 1 bản trình chiếu hiệu quả

– Định dang slide (cỡ và font chữ) dễ nhìn, không quá to cũng không quá nhỏ.

– Sử dụng các từ khoá hoăc các gạch đầu dòng để đơn giản hoá nội dung thành những câu ngắn gọn, dễ tiếp thu.

– Không tạo quá nhiều trang gây dài dòng, nhàm chán và không dễ hiểu cho người xem.

– Chèn ảnh, âm thanh, biểu đồ, v…v… minh hoạ để làm sinh động và giúp người xem dễ liên tưởng, hiểu rõ nôi dung hơn.

– Sử dụng các đồ thị, biểu đồ dễ hiểu, tránh các dang biểu đồ phức tạp gây rối mắt người xem.

– Thống nhất nền các slide theo một chủ đề nhất đinh và lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí phù hợp, nhẹ nhàng, không quá màu mè làm phân tán nôi dung và khó nhìn.

– Chú ý về chính tả và sử dung câu đúng ngữ pháp.

Lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí slide phù hợp với nội dung muốn truyền tải cách sử dụng Powerpoint

7. Các phím tắt hữu ích khi sử dụng Powerpoint

– Shift + F3: Chuyển chữ hoa sang chữ thường.

– Phím B: Làm đen màn hình trông lúc đang trình chiếu. Ấn B thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Phím W: Làm trắng màn hình trông lúc đang trình chiếu. Ấn W thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Số trang + Enter: Trở lai slide được chọn. Ví dụ: 1 + Enter để trở lai slide đầu tiên, 2 + Enter để trở lại slide thứ 2,…

CHÚC BẠN CÓ BUỔI TRÌNH CHIẾU CHUYÊN NGHIỆP VỚI CÁC HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG POWERPOINT