Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access dễ dàng

Sử dụng Microsoft Access dễ dàng

1 là Tạo cơ sở dữ liệu 

• Bước 1: Bạn nhấn Mở ứng dụng Access, trên thanh công cụ bạn chọn File -> Rồi nhấn chọn New.

• Bước 2: Để có thể quản lý các tập tin tốt hơn nữa thì bạn nên đặt tên file -> Bạn nhấn Chọn Creat. Bạn vẫn có thể thay đổi tên file sau khi bạn lưu bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn Rename.

2 là Nhập dữ liệu 

• Bước 1: Bạn thực hiện xác định thông tin các dữ liệu và định dạng cho cơ dữ liệu. Có 4 loại định dạng là: kiểu truy vấn hoặc là kiểu biểu mẫu, kiểu bảng hoặc là kiểu báo cáo.
• Bước 2: Bạn thực hiện tạo bảng và nhập dữ liệu. Nếu là bạn muốn nhập dữ liệu từ tài liệu khác thì chọn tab External Data.
• Bước 3: Bạn thực hiện chèn cột và hình ảnh bằng những công cụ đã được chuẩn bị sẵn trong Microsoft Access.

3 là Thiết lập mối quan hệ 

• Bước 1: Bạn nhấn chọn mục Tab -> Rồi nhấn vào Database Tools và đi đến Relationship để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
• Bước 2: Để có thể tạo thành mối quan hệ thì bạn chỉ cần kéo bảng này đến bảng khác. Bạn nhấn chọn Enforce Referential Integrity để đảm bảo giữ nguyên dữ liệu khi kết nối các bảng.

4 là Tạo truy vấn 

• Bước 1: Bạn nhấp mở Query Design -> Bạn nhấn chọn tùy chọn Create và đi đến Tiếp tục thiết kế truy vấn.
• Bước 2: Bạn thực hiện tìm đến The Show Table -> Bạn nhấn chuột vào bảng mà bạn cần thực hiện truy vấn -> Bạn nhấn Close.
• Bước 3: Để thêm được trường thì bạn cần nhấp chuột vào cột truy vấn và chọn Design.
• Bước 4: Ở đây thì bạn có thể thêm được các tiêu chuẩn cần thiết cho cột truy vấn.
• Bước 5: Để hoàn thành được truy vấn thì bạn chọn Design -> Rồi bạn chọn Run. Để lưu được truy vấn thì bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

5 là Tạo biểu mẫu 

• Bước 1: Bạn thực hiện Chọn bảng mà bạn muốn tạo biểu mẫu.
• Bước 2: Ở tại tab Create -> Bạn Đi đến nút Form để tạo được biểu mẫu dựa trên các trường trong bảng.
• Bước 3: Bạn thực hiện điều chỉnh biểu mẫu mới tạo.

6 là Tạo báo cáo

• Bước 1: Bạn thực hiện Lựa chọn bảng hoặc truy vấn trong Access -> Bạn Mở tab mới.
• Bước 2: Bạn thực hiện Thiết lập nguồn cho báo cáo đang trống.
• Bước 3: Bạn thực hiện Đưa các trường dữ liệu vào báo cáo này.
• Bước 4: Bạn thực hiện Tạo các nhóm trong báo cáo.
• Bước 5: Bạn thực hiện Lưu báo cáo và chia sẻ với người dùng khác.

Bạn so sánh cách dùng giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Điểm giống nhau là gồm:

Excel và Access đều đã được xây dựng và phát triển bởi Microsoft với cùng một mục đích là lưu trữ dữ liệu cho người sử dụng.

Điểm khác biệt là gồm:

Tuy Excel và Access đều được dùng để lưu trữ dữ liệu nhưng giữa chúng vẫn có sự khác biệt. Nếu như Excel là công cụ bảng tính với những tác vụ cơ bản và ngắn hạn thì Access lại là có một cơ sở dữ liệu khá phức tạp hơn. Cụ thể như dưới đây:

Bài viết ở trên đã chia sẻ cho các bạn các thông tin cũng như cách sử dụng Microsoft Access. Mong là với những chia sẻ ở trên đây, bạn có thể áp dụng để sử dụng được với ứng dụng tuyệt vời này nhé, hỗ trợ được tối đa cho công việc của bạn.