Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint cho người mới tập sử dụng

Powerpoint là trợ thủ đắc lực cho người sử dụng thuyết trình, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint cực đơn giản và hiệu quả.

1. Powerpoint là gì?

Powerpoint là 1 công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,… để hỗ trợ cho 1 bài thuyết trình. Những bản Powerpoint này sẽ được trình chiếu thông qua laptop, tivi hay máy chiếu màn hình lớn để nhiều người cùng xem hoặc lưu dưới dang file cho riêng người dùng.

2. Sử dụng Powerpoint để làm gì?

– Giúp các bài giảng trên lớp của giáo viên, giảng viên sinh động, dễ hiểu hơn.

– Tạo bài thuyết trình riêng mang dấu ấn cá nhân cho người dùng.

– Lập các loai bản đồ tư duy.

– Tạo các văn bản trình bày trong các sự kiện mang tính kỷ niệm của cá nhân hoặc tập thể.

– Tạo các tài liệu nhằm mục đích trao đổi mua bán và tiiếp thị khách hàng.

– Tạo các chứng chỉi, sơ đồ, bằng cấp,… cho mọii ngành nghề.

3. Lưu ý khi sử dụng Powerpoint

– Chỉ sử dụng keyword (từ khoá) chính, trọng tâm, dễ hiểu và bao quát, đIi thẳng vào vấn đề. Tránh trường hợp diễn đạt lan man, dài dòng gây rối mắt, khó hiểu cho người xem.

– Các hình ảnh đươc chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh hoạ, điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và người xem dễ hình dung hơn về nội dung đươc đề cập.

– Hạn chế tối đa viêc sử dụng quá nhiều các câu/đoạn văn để đưa vào slide gây rối mắt và nhàm chán.

– Các font chữ không chân sẽ giúp bài thuyết trình của bạn trở nên dễ nhìn hơn so với các font chữ có chân.

4. Các thuật ngữ trong Powerpoint

– Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Chỉ về tài liệu tổng thể mà người dùng đã tạo ra trong Powerpoint.

– Slide (Trang): Tương tự như 1 trang A4 trên Word, có thể thêm vào hay xoá bớt tuỳ ý, số lượng không giới hạn.

– Animation (Hoạt ảnh): Hiệu ứng hình ảnh giúp slide trình chiếu tăng tính độc đáo, lôi cuốn và thú vi.

– Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Các hiệu ứng được dùng khi chuyển đổi giữa 2 slide với nhau làm tăng tính nổi bât, thu hút và mới mẻ, tăng tính tò mò của người xem đối với những slide sau.

5. Hướng dẫn sử dụng Powerpoint

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint

Tạo file mới trong Powerpoint

B1: Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation.

B2: Màn hình sẽ hiển thị file mới, người dùng có thể bắt đầu thực hiện việc chỉnh sửa theo ý thích.

Màn hình sẽ hiển thị file mới là xong tạo file mới trong Powerpoint

Chọn theme cho slide

Cách 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chon các mẫu nền có sẵn.

Cách 2:

B1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background.

B2: Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source.

B3: Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert. Hình nền sẽ thay đổi.

Thêm một slide mới

Thêm một slide mới: Chọn Home > Nháy vào mũi tên bên canh mục New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm.

Xóa một slide

Cách 1: click chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide.

Cách 2: Chọn slide muốn xoá > bấm phím Delete trên bàn phím.

Nhân bản một slide

click chuột phải vào silde muốn nhân bản > Chọn Duplicate Slide.

Thêm nội dung vào slide

B1: Chọn Insert > Chọn Textbox.

B2: Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung.

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide, người dùng chọn nôi dung muốn định dạng. Sau đó chọn Home và sử dụng các lênh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ,…) để định dạng.

Chèn hiệu ứng vào slide

Chèn hiệu ứng cho đối tưong trong slide: Chọn đối tượng cần chèn hiêu ứng > Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp.

Chèn hiệu ứng chuyển slide: Chọn slides muốn chèn > Chọn Transitions trên thanh công cụ > Chọn hiệu ứng cần chèn.

Chèn hình ảnh vào slide

Cách 1: Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thu mục ảnh phù hợp.

Cách 2: Để chèn ảnh online,bạn chọn Insert > Picture > Online Picture.

Sắp xếp slide trong Powerpoint

Để sắp xếp slide, bạn nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp.

Tạo Slide Masters cho Powerpoint

B1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

B2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lâp màn hình để trình chiếu

B1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

B2: Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp.

B3: Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính.

Trình chiếu slides trên Powerpoint

Cách 1: Nhấn F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ tramg đầu tiên.

Cách 2: Ấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở.

Cách lưu file Powerpoint

B1: Chọn biểu tượng Save như hình.

B2: Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu.

6. Các mẹo để có 1 bản trình chiếu hiệu quả

– Định dang slide (cỡ và font chữ) dễ nhìn, không quá to cũng không quá nhỏ.

– Sử dụng các từ khoá hoăc các gạch đầu dòng để đơn giản hoá nội dung thành những câu ngắn gọn, dễ tiếp thu.

– Không tạo quá nhiều trang gây dài dòng, nhàm chán và không dễ hiểu cho người xem.

– Chèn ảnh, âm thanh, biểu đồ, v…v… minh hoạ để làm sinh động và giúp người xem dễ liên tưởng, hiểu rõ nôi dung hơn.

– Sử dụng các đồ thị, biểu đồ dễ hiểu, tránh các dang biểu đồ phức tạp gây rối mắt người xem.

– Thống nhất nền các slide theo một chủ đề nhất đinh và lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí phù hợp, nhẹ nhàng, không quá màu mè làm phân tán nôi dung và khó nhìn.

– Chú ý về chính tả và sử dung câu đúng ngữ pháp.

7. Các phím tắt hữu ích khi sử dụng Powerpoint

– Shift + F3: Chuyển chữ hoa sang chữ thường.

– Phím B: Làm đen màn hình trông lúc đang trình chiếu. Ấn B thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Phím W: Làm trắng màn hình trông lúc đang trình chiếu. Ấn W thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

– Số trang + Enter: Trở lai slide được chọn. Ví dụ: 1 + Enter để trở lai slide đầu tiên, 2 + Enter để trở lại slide thứ 2,…

CHÚC BẠN CÓ BUỔI TRÌNH CHIẾU CHUYÊN NGHIỆP VỚI CÁC HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG POWERPOINT

ĐỌC THÊM: Cách điều chỉnh ô trong Excel

Cách xả pin Laptop hiệu quả